Ako prejsť k novému účtovníkovi: Checklist krok za krokom (a kedy je najlepší čas)

Ste nespokojní so súčasným účtovníkom? Nemáte spätnú väzbu, doklady miznú v emailoch, cena sa každý mesiac mení? Prechod účtovníka je menej komplikovaný, ako sa zdá — a nasledujúci checklist vás prevedie celým procesom.

Kedy je najlepšie meniť účtovníka?

Najideálnejší čas: Koniec štvrťroka (31.3., 30.6., 30.9.) alebo koniec kalendárneho roka (31.12.).

Prečo? Nový účtovník preberá uzavreté obdobie s jasnými zostatkami. Pri prechode v polovici mesiaca alebo štvrťroka vznikajú „šedé zóny" a obaja účtovníci si môžu prehadzovať zodpovednosť za chyby.

Najhorší čas: Január–marec, keď sa pripravuje účtovná závierka a daňové priznanie za predchádzajúci rok. V tomto období starý účtovník nemá motiváciu spolupracovať a nový nemá kompletné podklady.

Checklist: 6 krokov k novému účtovníkovi

✅ Krok 1: Nájdite a vyberte nového účtovníka (1–2 týždne)

Hľadajte podľa:

• Špecializácie — niekto sa zameriava na e-shopy, iný na advokátov, iný na výrobné firmy
• Veľkosti — malá kancelária = osobný prístup; veľká = stabilita a zastupiteľnosť
• Cenníka — fixný mesačný paušál je transparentnejší ako hodinovka
• Digitalizácie — používa moderné nástroje (OCR, klientsky portál)?
• Referencií — overte si recenzie na Google, LinkedIn, v komunite

Pošlite 3 ponuky a porovnajte. Pýtajte sa: Čo presne je zahrnuté v mesačnom paušále? Aké sú doplatky? Kto je vaša kontaktná osoba? Ako rýchla je odpoveď?

✅ Krok 2: Vypovedajte zmluvu starému účtovníkovi (1 deň)

Vypovedanie podajte písomne (email s potvrdením o doručení alebo doporučená pošta). Štandardná výpovedná doba je 1 mesiac (skontrolujte vašu zmluvu — môže byť aj 2–3 mesiace).

Vzor výpovede: > Vypovedám zmluvu o spracovaní účtovníctva uzatvorenú dňa [DÁTUM]. Vypovedná doba začína plynúť 1. dňom nasledujúceho mesiaca. Po jej uplynutí žiadam o odovzdanie všetkých účtovných dokladov a evidencií.

✅ Krok 3: Podpíšte mandátnu zmluvu s novým účtovníkom (1 deň)

Mandátna zmluva s novým účtovníkom by mala obsahovať:

• Rozsah služieb a obsah balíka
• Fixný mesačný paušál a podmienky úpravy
• Termíny dodania podkladov a spracovania
• Zodpovednosť za chyby a poistenie účtovníka
• Spôsob ukončenia zmluvy

✅ Krok 4: Pripravte plnú moc pre nový účtovník (1 deň)

Pre účinnú spoluprácu nový účtovník potrebuje plnú moc na zastupovanie pred:

• Daňovým úradom (komunikácia, daňové priznania)
• Sociálnou poisťovňou
• Zdravotnými poisťovňami
• Štatistickým úradom

Plná moc nemusí byť notársky overená — stačí podpísaná listina. Lepšie však je elektronická plná moc cez portál slovensko.sk.

✅ Krok 5: Prevezmite podklady od starého účtovníka (1–2 týždne)

Toto je krok, ktorý väčšinou vybaví nový účtovník za vás. Stačí mu dať plnú moc a kontakt na starého účtovníka. Žiadané dokumenty:

• Hlavná kniha za posledné 3 roky
• Účtová osnova s analytickou evidenciou
• Inventarizácia majetku a záväzkov k poslednému uzavretému obdobiu
• Evidencia DPH (denníky, kontrolné výkazy)
• Evidencia majetku (dlhodobý hmotný a nehmotný)
• Mzdové listy zamestnancov
• Účtovná závierka za posledné 3 roky
• Daňové priznania za posledné 3 roky
• Originály a kópie všetkých dokladov

Pozor: Starý účtovník je zo zákona povinný vám odovzdať tieto podklady do 30 dní od ukončenia zmluvy. Ak otáľa, podajte podnet na Slovenskú komoru daňových poradcov alebo Finančnú správu.

✅ Krok 6: Zosúladenie zostatkov (1–2 týždne)

Nový účtovník skontroluje:

• Saldokontá pohľadávok a záväzkov
• Zostatky bankových účtov a pokladne
• Zostatky majetku a oprávok
• Stav DPH (preplatok/nedoplatok)
• Stav daňových povinností

Pri zistení rozdielov sa robí korekčný účtovný zápis — buď preberateľ akceptuje stav, alebo žiada vysvetlenie od bývalého účtovníka.

Koľko stojí prechod účtovníka?

Z vašej strany: 0 € — väčšina účtovníkov ponúka prechod ako súčasť úvodného balíka. Pri komplikovanejšom prevzatí (nezosúladené saldokontá, chýbajúce doklady, problémy s evidenciou DPH) môže byť jednorazový poplatok 100 – 500 € za rekonštrukciu účtovníctva.

Časté obavy: Odpovedáme

„Bude starý účtovník na mňa naštvaný?" Možno. Ale je to vaše právo a jeho povinnosť odovzdať podklady. Profesionálni účtovníci to chápu.

„Stratím nejaké údaje pri prechode?" Ak má váš nový účtovník zabehnutý proces prechodu, nie. Skontroluje všetky zostatky a porovná ich s podkladmi.

„Čo ak sa pri kontrole nájde chyba zo starého obdobia?" Za chyby zo svojho obdobia zodpovedá pôvodný účtovník (poistenie zodpovednosti za škodu). Nový účtovník problém zdokumentuje a vy si môžete uplatniť nárok.

Čo to znamená pre vás

Prechod účtovníka nie je dôvodom na strach. 2 – 4 týždne, väčšinu krokov vybaví nový účtovník za vás, väčšina nákladov je nulová alebo zahrnutá v úvodnom balíku. Najdôležitejšie je správne načasovanie (koniec štvrťroka alebo roka) a výber účtovníka s overeným procesom prevzatia.

Ak vás zaujíma, ako prebieha prechod konkrétne u nás — napíšte nám a posielame vám detailný timeline s presnými termínmi a zoznamom dokumentov, ktoré potrebujeme.

Prevzatie účtovníctva v priebehu roka je u nás bežná situácia, nie výnimka — zosúladenie zostatkov a prevzatie rozpracovaného roka patrí priamo do vedenia účtovníctva pre s.r.o., bez príplatku za prechod.